Según AIIM, el 40% de empresas archivan en papel

Parlamento

La nueva normativa, que entrará en vigor a principios de 2018, afectará a cualquier empresa u organismo en cualquier parte del mundo que opere con datos de origen europeo.

Las reformas, cuyo objetivo es reflejar las necesidades cambiantes de la economía digital y defender los derechos a la privacidad de los datos de las personas, podrían ser difíciles de aplicar en el caso de la información en papel.

Lo esencial del nuevo Reglamento Europeo de protección de datos aprobado por el Parlamento Europeo

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El Parlamento Europeo aprobó el 14 de abril el nuevo reglamento de protección de datos que entrará en vigor a los 20 días de su publicación y será de obligado cumplimiento para todos los estados miembros al cabo de dos años. Este reglamento deroga la Directiva 95/ 46/CE. A partir de la página 109 se incluyen las disposiciones generales.

En este artículo se presenta aquello que se ha considerado esencial que podría interesar al ámbito empresarial.

Transformación digital y gestión documental en el siglo XXI. Una inversión necesaria y rentable: la digitalización de documentos

Digi-Docu

La transformación digital parece que va a ser el gran reto de la sociedad en este siglo XXI. Las décadas anteriores han supuesto una revolución, tanto de descubrimiento como de experimentación de aplicaciones prácticas y teóricas de la tecnología digital. Sin embargo ahora se afronta el verdadero obstáculo que ha de salvarse: el alcance global, la digitalización de la sociedad a nivel empresarial e institucional y, lo más complicado, a nivel local, de las familias y de las interacciones sociales y económicas diarias. Esta difusión digital que afrontamos con entusiasmo, también se ve perjudicada por dos factores, el rechazo al cambio y las nuevas amenazas.

Los empleados dedican hasta el 35% de su jornada a la gestión de papeles

Se calcula que cada empleado desperdicia una media de 600 horas laborales al año buscando documentos impresos. Según datos de TBS, los costes de documentación anuales de una compañía representan entre un 8 y un 16% de sus ingresos totales.

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“¿Dónde he puesto el contrato con la firma del cliente? ¿Sabes dónde está el albarán?, tengo pendiente dar la aprobación de una factura y no hay manera de localizarla”… Estas son algunas de las situaciones que se dan entre los empleados a la hora de gestionar los documentos en papel.

¿Es una utopía la “oficina sin papeles”?

SinPapelEsta es una de las frases que se oyen frecuentemente (en el mundo de la gestión documental) y muchos creen que es tan inalcanzable como el coche volador, el crecepelo milagroso o los móviles que duran una semana sin recargarlos.

Aunque la meta parece menos ambiciosa que estos otros ejemplos, en muchos despachos y empresas las montañas de papeles que se amontonan en todas partes ponen este objetivo casi al mismo nivel, o incluso menos factible aún.

Pero no es así. Es posible conseguirlo. Yo lo he hecho, cualquiera puede, y quiero compartir algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo también a ti.

No hay recetas mágicas, atajos secretos ni trucos celosamente guardados por los que sí han conseguido eliminar el papel de (casi todo) su trabajo diario. Pero sí que hay algunas ideas clave y una cierta forma de hacer las cosas que pueden ayudar mucho. Vamos a ver algunas de estas ideas.

Lo primero es ser realista, práctico, y limitar un poco el “alcance”, bajar el listón: no se puede eliminar el 100% de los papeles. Ni tiene sentido.

En el “mundo real” la perfección es más un problema que una ventaja. Hay muchas frases hechas que se aplican muy bien a esta situación. La más clásica: “lo mejor es enemigo de lo bueno”. Una más reciente: busca el “producto mínimamente viable”, o “suficientemente bueno”. En definitiva: hay que tener metas ambiciosas pero buscar soluciones viables.

Aprobado el Plan de Transformación Digital de la Administración General del Estado (Estrategia TIC)

PTDA

El Consejo de Ministros aprobado el pasado 2 de octubre el Plan de Transformación Digital de la Administración General del Estado (AGE) y sus organismos públicos (Estrategia TIC 2015-2020), tal y como se acordó en la Comisión de Estrategia de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones celebrada el 15 de septiembre de 2015.

Gestión Documental (SGD) IV. Funcionalidades.

Una vez asumidas las bondades planteadas y reconocida la necesidad de un SGD que ayude a la empresa a beneficiarse de todas sus ventajas y teniendo claro que disponemos de todos los recursos tanto a nivel físico, como lógico, estamos en condiciones de acometer las distintas fases que vamos a acometer, para llevar a cabo, nuestro proyecto de implantación de un SGD.

Gestión Documental (SGD) III. Fases de Implementación.

Una vez asumidas las bondades planteadas y reconocida la necesidad de un SGD que ayude a la empresa a beneficiarse de todas sus ventajas y teniendo claro que disponemos de todos los recursos tanto a nivel físico, como lógico, estamos en condiciones de acometer las distintas fases que vamos a acometer, para llevar a cabo, nuestro proyecto de implantación de un SGD.

Gestión Documental (SGD) I. Que es y que aporta.

Son muchas las definiciones que podemos encontrar, que intentan definir lo que es un SGD.

“Se entiende por gestión documentalel conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.

“La gestión documentales la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información”.

www.tratecno.com

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