Gestión Documental (SGD) I. Que es y que aporta.

Son muchas las definiciones que podemos encontrar, que intentan definir lo que es un SGD.

“Se entiende por gestión documentalel conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.

“La gestión documentales la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información”.

Podríamos seguir enumerando un montón de definiciones, pero para mí, es prácticamente imposible, intentar meter en un pequeño párrafo, lo mucho que hoy en día, nos puede aportar y facilitar una buena herramienta de este tipo.

 

EsquemaSGD

 

Creo que a medida que vayamos descubriendo las distintas facetas de la herramienta, no vamos a necesitar ninguna otra definición.

¿Qué va a aporta un SGD a nuestra empresa?. Como estaríamos hablando de una lista, poco menos que interminable, de forma resumida, podemos resaltar:

-          Una gestión y un control efectivo, en lo que se refiere a la sencillez en los procesos y el manejo, la rapidez que imprime a nuestra organización, con su inmediatez y disponibilidad y el ahorro real que genera, no solo en medios físicos (papel, tinta, …), sino en tiempos, desplazamientos, etc.

-          Un uso racional de los recursos, permitiendo compartir la documentación, evita duplicidades, fotocopias innecesarias, una mayor seguridad, no solo en cuanto al control de los accesos, sino también en cuanto al estado de conservación niveles más altos de custodia.

-          Además del ahorro de costes, un SGD, aporta un aumento de la  productividad, al permitirnos un acceso más rápido a la información y una posterior distribución, sin necesidad de estar moviendo la documentación.

-          Facilita el cumplimiento de las normas legales y los reglamentos.

-          Mejorar nuestra relación con nuestros clientes, permitiéndoles el acceso a determinada información de interés.

A medida que nos vayamos metiendo en materia, iremos viendo funcionalidades y ventajas que nos aporta, pero que como ya he dicho, podrían ser interminables, ya que en la fase de la auditoría documental, podríamos encontrarnos con tal cantidad de casuísticas, que cada una de las soluciones, la podríamos considerar una nueva ventaja competitiva.

 

FUENTE: Tratecno, S.L.

AUTOR: Paco Alvarez

 

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