Gestión Documental (SGD) II. Beneficios.

¿Cuáles son los beneficios de un SGD?

Como he dicho anteriormente, son muchos los beneficios que una herramienta de este tipo nos puede aportar. Vamos a analizar estos beneficios, desde distintos puntos de vista.

 

SDG-Beneficios

Costes 

Ahorro

 

Para mí, la partida económica de ahorro más importante, es el tiempo. Hay varias afecciones interesantes, con respecto a esto del tiempo. Además de los tiempos reales, medibles de cada persona que realiza un procedimiento manual para tratar una determinada información, una parte muy importante, es la satisfacción personal, del “no tedio” en la labor, es decir, ¿por qué voy a estar levantándome, creando una carpeta, clasificándola, archivándola, …, si eso es algo que hoy en día, lo puede hacer una máquina?. Y no digamos, si a partir de ahí, cada vez que alguien quiere ver ese documento, me tengo que levantar, buscar el documento y llevárselo para que lo pueda consultar. Se ha calculado, que en un proceso manual, se pueden estar dedicando, unos 15 minutos en un proceso completo, mientras que en un procedimiento automatizado, no llega a los 5 minutos.

Este sería un caso simple de pérdida de tiempo, pero podríamos enumerar muchos más, que por desgracia, en muchas empresas, todavía siguen dándose.

Otro factor de ahorro muy importante, es el que se produce sobre el material de oficina. Si realmente las empresas hiciesen números, de la cantidad de papel, copias, tóner, …, que se desperdicia, se llevarían las manos a la cabeza. Es un simple ejercicio de control.

Hablando de ahorro, para determinadas empresas que gestionan mucho volumen de documentación, el espacio, es algo fundamental. Ya no por el espacio que nos podamos ahorrar a través de la eliminación de facturas en una “facturación certificada”, amparada bajo la ley, sino en el coste que representa un almacenamiento en la periferia, en relación al m2 en pleno centro.

 

Productividad 

Productividad

 

Dentro de los procesos que se ejecutan constantemente dentro de una empresa, es fundamental que estos sean agiles, un SGD, agiliza los procesosempresariales y facilita la inmediatez de la información en el momento y lugar requerida.

En la era de las comunicaciones, tenemos que poder comunicar y transmitirla información, allí donde se necesite. Pero además, tenemos que poder disponer de ella y poder tratarla, independientemente del dispositivo que estemos utilizando en ese momento.

 

Seguridad 

Seguridad

 

Algo fundamental y por lo que tenemos que velar, es por la integridad de la información, ya que es uno de los activos más importantes de nuestra empresa y tenemos que poder garantizar que lo que tenemos, es lo que es.

Como veremos más adelante,  con una herramienta como esta, tenemos nuestros datos mucho más controlados, ya que no solo nos aportan funcionalidades a nivel de integridad, sino que nos permiten gestionar de una manera mucho más eficiente nuestras copias de seguridad. Nos permite además, poder mantener en línea un número parametrizable de versiones, que nos va a permitir enmendar posibles errores en el tratamiento.

Otro punto fundamental hoy en día, en muchos casos indispensable para poder cumplir con la LOPD, es poder tener una trazabilidadde todo lo que ocurre con nuestra información, quien la imprime, quien la envía por correo, quien la copia, etc.

 

Integracion 

Integración

 

El concepto actual de tratamiento de la documentación empresarial, va mucho más allá del simple tratamiento de montañas de papel que se acumulan y se escanean.

Un SGD, tiene que ser capaz de tratar y gestionar de manera eficiente, todo tipo de documentación que se mueve en la empresa, entendiendo como tal, no solo el papel que todavía nos sigue llegando, sino también, aquella documentación que generamos en digital, o aquella que recibimos en nuestros correos electrónicos, no solo los correos, sino también los documentos adjuntos, para lo cual, tiene que poder integrarse con nuestras aplicaciones ofimáticas y de correo.

Al mismo tiempo, la integración, no se tiene que quedar ahí, sino que nuestra herramienta, tiene que permitirnos realizar tratamientos documentales en los dos sentidos, de manera que aquella documentación que generemos, ha de ser capaz de tratarla, clasificarla, etc., y también tiene que permitirnos, que la documentación que nos llega, pueda ser integrada en nuestras herramientas corporativas de gestión (ERP, CRM, …).

 

Accesibilidad 

Accesibilidad

 

El ritmo que nos marca el mundo actual, la dispersión geográfica y la movilidad, no nos puede tener condicionados a que la persona tal o cual, no este para facilitarnos tal o cual información físicamente. Necesitamos una herramienta que nos permita un acceso (controlado), las 24 horas del día, 365 días. En este sentido apoyándonos en un sistema robusto de seguridad, tenemos que poder garantizar la disponibilidad de la información en todo momento.

 

Ecologico 

Ecológico

 

La mejor manera de ser respetuosos con el medio ambiente, es procurando hacer un uso más racionalizado del papel. También generaremos menos residuos químicos, en las tintas, etc.

 

FUENTE: Tratecno, S.L.

AUTOR: Paco Alvarez

 

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