Gestión Documental (SGD) III. Fases de Implementación.

Una vez asumidas las bondades planteadas y reconocida la necesidad de un SGD que ayude a la empresa a beneficiarse de todas sus ventajas y teniendo claro que disponemos de todos los recursos tanto a nivel físico, como lógico, estamos en condiciones de acometer las distintas fases que vamos a acometer, para llevar a cabo, nuestro proyecto de implantación de un SGD.

 

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Objetivo

Lo primero que debemos de marcarnos, es el objetivo que queremos conseguir, para ello definiremos unobjetivo global, en este caso, vamos a considerar que vamos a aportar una solución completa e integrada de gestión documental, que nos va a ayudar, a conseguir, todos los beneficios hasta ahora planteados.

Para poder llegar a conseguir este objetivo global, deberemos de conseguir estos objetivos parciales:

-          Obtener una imagen fiel de la situación actual de la empresa. Como es su organización, cuáles son sus procesos, quien hace que, con que infraestructura tecnológica cuenta, etc.)

-          Preparar una relación de cuáles son sus necesidades funcionales para cubrir sus procesos, operativas para agilizar y mejorar sus procedimientos, organizativas para optimizar la funcionalidad y tecnológicas para ajustar su organización y sus recursos tecnológicos.

-          Asignar los recursos necesarios, para realizar una implantaciónadecuada a la relación obtenida en el paso anterior.

Análisis y Definición

Aunque es importante tener una idea general de la problemática existente a nivel global, a la hora de realizar el análisis y la definición, es conveniente tener en cuenta el desglose y la magnitud de cada una de las fases en las que se va a dividir el proyecto, ya que en organizaciones de una cierta magnitud, sería un fracaso, intentar acometerlo como un todo.

-          En esta fase, una de las cosas primordiales, es identificar las necesidades de la empresa en cuanto al manejo de la documentación.

-          Otro punto importante, es analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo.

-          También deberemos analizar los soportes documentales y las vías de producción y recepción de documentos.

-          Deberemos detectar las duplicidades e inconsistencias.

-          Elaboraremos el Mapa Sistemático de tipología documental.

-          Tendremos que determinar el ciclo de vida de la documentación: el valor de uso y la vida legal de los documentos.

-          Decidir la política de uso-conservación del papel o de los documentos en soporte electrónico.

-          Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos. Plantear una estrategia de la gestión del espacio de almacenamiento electrónico.

-          Definir los criterios de organización de la documentación y las pautas a seguir para su control y recuperación en nuestros sistemas automatizados.

-          Establecer prioridades, planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación histórica.

-          Definir procedimientos de trabajo y atribución de responsabilidades

En implantaciones sencillas, esta fase se puede reducir mucho, si bien, por la importancia que tiene para la buena resolución del proyecto, es aconsejable, detenerse y tenerlo todo muy claro antes de empezar con la implantación.

Implementación y Configuración

Una vez que se han hecho las comprobaciones oportunas de los requerimientos, se procederá a la instalación del software contratado, en el servidor asignado para tal fin.

En esta fase, se procederá a crear los correspondientes repositorios y al tratamiento de la información existente, para incorporarla al SGD. Este es un proceso que va a ser trasparente al usuario y que se tendrá que planificar, para que se adapte al estudio de las necesidades realizado.

Se pueden ir creando las estructuras de trabajo, los perfiles documentales, los procesos de auto-clasificación, las plantillas y en caso de que los haya, dejar definidos los flujos de trabajo (WorkFlow).

Otra operación que se puede ir realizando, es la incorporación de los perfiles de usuario, a la plataforma, preparándolos de acuerdo al plan de seguridad establecido.

En caso de que haya algún tipo de integración a medida, se desarrollará y probará en modo fuera de línea.

 Puesta en marcha y Formación

Antes de la puesta en marcha, yo soy partidario, de darle una formación a nivel de Administrador, a la persona/as que se vaya a encargar de la instalación y a continuación, empezar la puesta en marcha en un departamento (o problemática), en el que se haya detectado una necesidad más acuciante y donde la empresa, vaya a obtener una ventaja clara en su operativa, procediendo a dar una formación, adecuada al nivel y la operativa del usuario.

A medida que la herramienta va encajando en la organización y son los propios usuarios los que se encuentran convencidos de su utilidad y la demandan, la puesta en marcha va a ir avanzado a un ritmo más rápido.

Seguimiento y Control

Durante la fase de puesta en marcha, es importante realizar dos tipos de seguimientos y de control, por un lado, el puramente técnico, que se le supone, ya que depende del implantador y del nivel de cualificación de los técnicos que la realizan y el otro tipo de control, que va a depender más de la organización en la que nos encontremos, para lo que deberemos estar atentos a:

-          Las repercusiones que el SGD está teniendo en la cultura corporativa de la empresa.

-          Prever las resistencias al cambio: problemas de adaptación al nuevo entorno.

-          Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto.

-          Estar muy atento y reforzar la formación y el apoyo en los puestos de trabajo en la fase de implantación, ya que a la larga, siempre va a compensar que los usuarios dominen la herramienta y los procesos.

Es importante tener previsto un plan de mantenimiento y de actualización, para poder dar una cobertura de calidad a lo largo del tiempo.

FUENTE: Tratecno, S.L.

AUTOR: Paco Alvarez

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