PROCESO DE VENTAS: Digitalización de la documentación

Wacom¿Cómo podemos aportar mejoras a los procesos, que por alguna razón puedan estar incompletos, tanto en la gestión digitalizada de los albaranes, como de las facturas.?

Hay muchos ERP que ya contemplan los circuitos completos, pero para aquellos que no lo hacen, o que su parametrización y puesta en marcha, resulta complejo y caro, nosotros aportamos una solución (adaptable a cada caso), que nos va a permitir conseguir una mayor agilidad y control en los procesos, así como unos ahorros de costes muy significativos.

Vamos a empezar viendo, como podríamos plantear una primera fase de lo que sería la venta con la gestión de los albaranes. Tomaremos como base, un modelo de venta de material, con facturación a final de mes.

Ventas-I

Nuestro cliente, llega al mostrador y nos pide una serie de artículos. Se le sirven los productos y nuestro ERP le emite un albarán en formato digital, que la persona que se lleva la mercancía, firma a través de una tableta Wacom. Ese albarán, con su firma incrustada, se archiva clasificadolo en nuestro repositorio documental y si tenemos autorización del cliente, automáticamente se le envía una copia por E-Mail y en caso contrario, se le imprime una copia física ya firmada, para que se la lleve.

Ventas-II

LA FACTURACIÓN

Cuando llega el momento de la facturación, por ejemplo a final de mes, nuestro ERP genera todas las facturas de ese período, el SGD se encarga de cortar y separar las facturas a través de un proceso automático programado, accede al repositorio y a través de los índices asociados selecciona los albaranes almacenados pendientes de cada cliente, genera una factura con las miniaturas de los albaranes, la certifica y a continuación, si tenemos autorización de nuestro cliente, se le envía por E-Mail y sino, se imprime y se le envía por correo convencional.

Este sería el proceso completo a muy grandes rasgos. Una empresa, con un volumen de facturación que emita por ejemplo del orden de unas 50.000 facturas/año, si un 65% se envían mediante factura electrónica, estamos hablando de que nos estaríamos ahorrando unos 32.500 sobres, unos 32.500 sellos, el papel, el tóner, …, el espacio de almacenamiento, los costes de manipulación de dichas facturas, y el resto de las ventajas que ya comenté en anteriores ocasiones.

Aunque en este caso la solución se ha orientado a una empresa de venta por mostrador, se podría aplicar a todo tipo de empresas que generen facturas, no solo con albaranes, sino que pueden ser partes de trabajo, etc.

Lo que hemos visto, es una solución para uno de nuestros departamentos. Seguiremos viendo otras soluciones a implantar en otros departamentos, en distintos hitos de lo que se podría encuadrar en un proyecto general.

 

AUTOR: Paco Alvarez (TRATECNO, S.L.)

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