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Algo que a todos los que habitualmente nos movemos o aquellos que puntualmente lo tienen que hacer, nos resulta un engorro y en muchas ocasiones incluso nos ha obligado a tener que poner dinero de nuestros bolsillos, es la gestión de los tickets de los gastos y las dietas.

Facturas, tickets, billetes y demás papeleo después de algún desplazamiento que como mínimo, nos ha tenido ocupados un buen rato relacionándolos, organizándolos, pasándolos a una hoja de calculo para luego entregarla al responsable de los pagos, …

Independientemente del sistema de gestión que este utilizando nuestra empresa y si contempla o no esta problemática, nosotros proponemos una solución que resuelve la tramitación de toda esta documentación de estos gastos.

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¿Cómo podemos aportar mejoras a los procesos, que por alguna razón puedan estar incompletos, tanto en la gestión digitalizada de los albaranes, como de las facturas.?

Hay muchos ERP que ya contemplan los circuitos completos, pero para aquellos que no lo hacen, o que su parametrización y puesta en marcha, resulta complejo y caro, nosotros aportamos una solución (adaptable a cada caso), que nos va a permitir conseguir una mayor agilidad y control en los procesos, así como unos ahorros de costes muy significativos.

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Muchas veces, al escuchar el término “Gestión Documental”, hay muchas personas que dicen algo como “… yo eso ya lo tengo resuelto con el explorador de archivos, guardándolo de manera ordenada, …” o comentarios de ese tipo. Una de dos, o su volumen de documentación es muy bajo y la gestión la soluciona con muy pocas operaciones, o realmente no tiene muy claro lo que es un Sistema de Gestión Documental (SGD) o Document Management System (DMS) y lo que le puede aportar.

Voy a intentar de manera muy resumida, explicar las ventajas y las características de una Gestión Documental y mas en concreto de DF-Server que es la solución de la que somos Partners y que nosotros distribuimos.

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Una de las muchas mejoras que se han ido incorporando al gestor documental DF-Server, ha sido la incorporación de un nuevo módulo de extracción de datos, es el módulo A.I.R. (Automatic Invoice Recognition) (Reconocimiento automático de Facturas). Este nuevo módulo A.I.R., ha abierto un abanico lleno de nuevas posibilidades a la hora de la mecanización y automatización de la extracción de datos en facturas, aunque eso no quita que todavía existan muchas dudas y cuestiones al respecto de cuándo utilizarlo, o de seguir utilizando el robusto y fiable módulo A.D.I..

Con este artículo pretendemos despejar todas las dudas para aconsejar el uso de ambos módulos de la forma más apropiada, aunque como ya veremos, no son excluyentes.

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Con motivo de nuestra presencia en el congreso de FACONAUTO (patrocinadores ORO durante los días 11 y 12 de febrero en el IFEMA de Madrid) y nuestra campaña dirigida a los concesionarios de automóvil, hemos diseñado catálogos específicos para el sector.

En ellos podréis consultar sobre la especialización del producto en los diferentes procesos de los departamentos de RECAMBIOS, POSTVENTA, MARKETING, COMPRAS, VENTAS, ADMINISTRACIÓN Y RRHH. Prestando especial atención a nuestros módulos de captura de firma biométrica, gestión de expedientes y digitalización certificada.

Ponte en contacto con nosotros y te lo haremos llegar 

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La nueva normativa, que entrará en vigor a principios de 2018, afectará a cualquier empresa u organismo en cualquier parte del mundo que opere con datos de origen europeo.

Las reformas, cuyo objetivo es reflejar las necesidades cambiantes de la economía digital y defender los derechos a la privacidad de los datos de las personas, podrían ser difíciles de aplicar en el caso de la información en papel.

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El Parlamento Europeo aprobó el 14 de abril el nuevo reglamento de protección de datos que entrará en vigor a los 20 días de su publicación y será de obligado cumplimiento para todos los estados miembros al cabo de dos años. Este reglamento deroga la Directiva 95/ 46/CE. A partir de la página 109 se incluyen las disposiciones generales.

En este artículo se presenta aquello que se ha considerado esencial que podría interesar al ámbito empresarial.

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La transformación digital parece que va a ser el gran reto de la sociedad en este siglo XXI. Las décadas anteriores han supuesto una revolución, tanto de descubrimiento como de experimentación de aplicaciones prácticas y teóricas de la tecnología digital. Sin embargo ahora se afronta el verdadero obstáculo que ha de salvarse: el alcance global, la digitalización de la sociedad a nivel empresarial e institucional y, lo más complicado, a nivel local, de las familias y de las interacciones sociales y económicas diarias. Esta difusión digital que afrontamos con entusiasmo, también se ve perjudicada por dos factores, el rechazo al cambio y las nuevas amenazas.

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Se calcula que cada empleado desperdicia una media de 600 horas laborales al año buscando documentos impresos. Según datos de TBS, los costes de documentación anuales de una compañía representan entre un 8 y un 16% de sus ingresos totales.

“¿Dónde he puesto el contrato con la firma del cliente? ¿Sabes dónde está el albarán?, tengo pendiente dar la aprobación de una factura y no hay manera de localizarla”… Estas son algunas de las situaciones que se dan entre los empleados a la hora de gestionar los documentos en papel.

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Esta es una de las frases que se oyen frecuentemente (en el mundo de la gestión documental) y muchos creen que es tan inalcanzable como el coche volador, el crecepelo milagroso o los móviles que duran una semana sin recargarlos.

Aunque la meta parece menos ambiciosa que estos otros ejemplos, en muchos despachos y empresas las montañas de papeles que se amontonan en todas partes ponen este objetivo casi al mismo nivel, o incluso menos factible aún.

Pero no es así. Es posible conseguirlo. Yo lo he hecho, cualquiera puede, y quiero compartir algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo también a ti.

No hay recetas mágicas, atajos secretos ni trucos celosamente guardados por los que sí han conseguido eliminar el papel de (casi todo) su trabajo diario. Pero sí que hay algunas ideas clave y una cierta forma de hacer las cosas que pueden ayudar mucho. Vamos a ver algunas de estas ideas.

Lo primero es ser realista, práctico, y limitar un poco el “alcance”, bajar el listón: no se puede eliminar el 100% de los papeles. Ni tiene sentido.

En el “mundo real” la perfección es más un problema que una ventaja. Hay muchas frases hechas que se aplican muy bien a esta situación. La más clásica: “lo mejor es enemigo de lo bueno”. Una más reciente: busca el “producto mínimamente viable”, o “suficientemente bueno”. En definitiva: hay que tener metas ambiciosas pero buscar soluciones viables.

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