Una vez asumidas las bondades planteadas y reconocida la necesidad de un SGD que ayude a la empresa a beneficiarse de todas sus ventajas y teniendo claro que disponemos de todos los recursos tanto a nivel físico, como lógico, estamos en condiciones de acometer las distintas fases que vamos a acometer, para llevar a cabo, nuestro proyecto de implantación de un SGD.
Como en cualquier ciclo al que es sometida la información cuando se la trata con cualquier herramienta informática, entra, se procesa / gestiona y por último sale.
La documentación, no podía ser menos. El origen de los datos, en este caso, es muy variado y la documentación, nos puede venir de muy diversos orígenes.
Algo que tiene que poder hacer nuestro gestor documental, es ser capaz de darle un tratamiento eficiente a toda esa información, que tanto puede llegar de fuera de nuestra organización como desde dentro.
Lo primero que habrá que hacer, es procesarla y a continuación almacenarla.
Es aquí, donde ya podemos empezar a tratarla de manera “inteligente”, de manera que hagamos que el sistema, empiece a trabajar para nosotros.
En cuanto entra cualquier documento, lo pasaremos por un proceso de extracción del texto contenido, siempre que sea posible, ya que dependiendo del tipo de documento, como ya veremos, a lo mejor, nos interesa procesarlo de manera semiautomática, aplicándole determinados índices o simplemente incorporándolo a un determinado flujo de trabajo (WorkFlow).
Por norma general, con los motores especializados de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), que se van a encargar de extraer el máximo de información de cada documento, siempre que hablemos de documentos más o menos normales (no manuscritos), obtenemos prácticamente el 90% o 95% de su contenido, que es lo que almacenaremos en la Base de Datos, que luego nos va a permitir realizar ágiles y potentes búsquedas.
Con esa información que hemos extraído del documento, ya estamos en condiciones de poder configurar, por ejemplo, un proceso que nos permita automatizar el almacenamiento de dicha documentación con una auto-clasificación, o cargar ciertos metadatos o índices obtenidos también a través de un procesamiento con un módulo ADI (Análisis de Datos Inteligente).
Al mismo tiempo, sin que nosotros nos demos cuenta, el sistema, ya estará almacenando información de la trazabilidad del documento, alimentando el control automático de versiones, etc.
Una vez hayamos introducido y procesado la información en el sistema, otra parte importante y que también tiene que ser ágil y potente, es el aprovechamiento a modo de salida que le vamos a dar a dicha documentación, bien enviándola por correo, integrándola en nuestros aplicativo, …
Además de ver que se puedan hacer, tenemos que analizar, que los procedimientos para hacerlo, sean agiles y potentes.
Hasta aquí, hemos visto generalidades, vamos ahora a meternos un poco más a fondo en definir algunas de las funcionalidades que deberíamos de pedirle a nuestra gestión documental.
Algo que a veces no se le da mucha relevancia, pero que de cara al usuario es importante, es que el uso de la herramienta, sea sencilla de utilizar y que permita realizar, aquellas funciones, a las que está acostumbrado, como aplicar un sello, grapar páginas, poner notas de colores, etc.
Archivado automático de documentos.
Una de las tareas más incomodas y tediosas con las que nos encontramos en el departamento, por ejemplo, de administración, es tener que archivar y clasificardocumentos como, facturas, albaranes, documentación bancaria, nóminas, etc., con un SGD, de una forma sencilla, y de manera prácticamente desasistida, con un toque de botón en el escáner, el sistema se encarga de reconocer el documento, ver donde tiene que archivarlo, si no existe la carpeta, crearla y dejar el documento almacenado.
Pero no solo eso. Si resulta que ese documento, se trata de una factura recibida y vamos a querer certificarla, para poder proceder a su destrucción, el sistema, con un certificado digital instalado, va a poder firmarla digitalmentey va a poder aplicarle un sello, que hemos podido diseñar a nuestro gusto.
Mientras tanto, en ese mismo proceso, el sistema ha realizado la extracción de datos (Full Text) al documento, además de los datos específicos recogidos por otros métodos y nos va a permitir realizar una búsqueda de esa documentación, a través de un buscador con una cantidad de opciones y una potencia de búsqueda de milisegundos.
Análisis de Datos Inteligente (ADI) (OCR inteligente)
Una funcionalidad muy interesante que algunos SGD pueden realizar, es el análisis de datos inteligente, que independientemente de la extracción “full text” que puedan hacer con los motores OCR generales, permite extraer datos definibles de cualquier documento/formulario, pero apuntando a un dato especifico y almacenándolo asociado a un índice para su posterior uso, que podría ser algo como que a la hora de almacenar de manera automática un documento podamos hacerlo por ese dato extraído, o para exportar esos datos a otros aplicativos como fichero de texto (.txt) o archivo de Excel (.xls) o incluso utilizarlo para que a través de él, podamos ejecutar consultas en BB.DD. a través de enlaces ODBC, tipo SELECT y obtener otros datos de cualquier base de datos estándar de cualquier aplicativo y asociárselos a una estructura documental o simple documento como índice/metadato.
Aprovechando esta funcionalidad de una manera eficiente, las posibilidades, son prácticamente ilimitadas, a nivel de integración.
Flujos de trabajo (WorkFlow)
Dentro de nuestra organización, a la hora de mecanizar determinados flujos a través de los cuales debería de moverse la documentación, bien para su distribución, bien para su aprobación, o para un montón de acciones que se van a poder plantear, los SGD disponen de unas herramientas de Workflow, que nos van a permitir establecer esos flujos para la ejecución de parametrización de las Entradas, de una serie de Eventos, a los que se le podrán aplicar una serie de condicionales y al final, conducirlos hacia una salida.
Básicamente los SGD que están en el mercado, tienen esta orientación, pero hay mucha diferencia de unos a otros en cuanto al uso, en cuanto al diseño y en cuanto a la puesta en marcha de estos procedimientos. En el caso que nos ocupa (DF-SERVER), dispone de un panel de diseño de diagramas, que permite a golpe de click y de una manera gráfica muy sencilla, ir incorporando los distintos elementos y su parametrización.
Sellado electrónico
De la misma manera que se aplican manualmente sobre la documentación física, cuando estamos tratando con archivos digitales, podemos hacerlo también y en muchos casos, de forma desatendida. Sellar la primera página, todas las páginas, etc.
Podemos definir distintos tipos de sellos:
- - De Stamp, que serían los clásicos sellos de “Contabilizado”, “Pagado”, etc.
- - De Código de barras, que se generaría en base a un campo de referencia.
- - De imagen, donde se podría diseñar algo personalizado y podrían incluir campos como fecha, auto-numéricos, índices, …, es el clásico que se utiliza para sellar en los registros de entrada de documentación.
Lo mejor de todo, es que en el SGD, vamos a poder buscar también por los sellos.
Estos sellos, al ser virtuales, en caso de que así lo necesitásemos, podríamos imprimir los documentos o enviarlos sin que se visualicen dichos sellos.
Una funcionalidad que puede resultar muy interesante, sobre todo para determinados sectores, es la inserción de una firma manuscrita, recogida a través de una tableta.
Digitalización Certificada
Hay determinada documentación, que por los motivos que sean, nos interesa que quede constancia de que se han tratado o procesado y en un entorno digital. Sería dar un paso atrás, el tener que imprimirlo, firmarlo y volver a escanearlo, para eso están, los certificados digitales, para poder firmar los documentos, digitalmente.
Dependiendo de la trascendencia de la firma, el certificado deberá de tener un mayor o menor rigor, me refiero a que si lo que vamos a necesitar, es que una determinada información, simplemente se le aplique una firma a nivel interno de conformidad o de validación, con un certificado digital que nosotros podamos emitir como entidad certificadora, sería suficiente, pero si lo que vamos a firmar, es una factura recibida, para su posterior destrucción, ahí la cosa cambia, ahí ya vamos a necesitar una entidad certificadora homologada, como puede ser la de la FNMT o cualquier otra que este autorizada.
Para poder realizar determinados procesos y que estos se consideren legales, además de tener que utilizar el certificado adecuado, el software que lo realiza, también tiene que estar homologado. En este caso, DF-SERVER, está homologado por la Agencia Tributaria, para poder realizar el proceso de facturación certificada y poder destruir los originales.
Algo que todas las empresas recibimos, son facturas. Estas facturas que recibimos, de acuerdo a la legislación vigente, a través de una herramienta homologada por la Agencia Tributaria, nos permite almacenar dichas facturas y recoger los metadatos obligatorios para el libro de IVA, pudiendo a continuación, destruir dichas facturas. Este es un proceso relativamente sencillo y que agiliza un montón el manejo de dicha documentación, además de liberarnos en algunos casos, de cantidades ingentes de papel.
Inserción de notas
De la misma manera que tenemos los clásicos Post-it de colores, que se aplican sobre los documentos, en el SGD tenemos lo mismo, para poder aplicárselas sobre los archivos digitales.
A la nota, se le puede aplicar un color, se le puede escribir un texto y esta nota queda asociada al archivo. Lógicamente, cuando ya no la necesite, podré eliminarla, pero es que además, voy a poder buscar por el texto contenido en las notas y no solo eso, también podré buscar por el color, lo que va a permitirnos jugar con ellas a nivel de clasificación.
Además de las notas, a un determinado documento, se le van a poder también añadir una serie de TAGs, que también van a dar mucho juego en las búsquedas.
Integración de avisos
Si en un momento dado queremos recordarle a uno o varios usuarios de la organización, la revisión o lectura de un determinado documento, podemos programarlo de manera sencilla en el sistema, de manera que le aparezca un mensaje emergente, o enviarle un correo, donde le aparezca el enlace al documento y que al mismo tiempo, me reporte la confirmación de su lectura.
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Son muchas las funcionalidades que tiene una buena herramienta de gestión documental y todas ellas, tienen que estar orientadas, a facilitarle su trabajo al usuario, a través de la sencillez y permitiendole de una manera muy sencilla, realizar todas las operaciones que hace manualmente, pero en un entorno digital.
FUENTE: Tratecno, S.L.
AUTOR: Paco Alvarez
