Muchas veces, al escuchar el término “Gestión Documental”, hay muchas personas que dicen algo como “… yo eso ya lo tengo resuelto con el explorador de archivos, guardándolo de manera ordenada, …” o comentarios de ese tipo. Una de dos, o su volumen de documentación es muy bajo y la gestión la soluciona con muy pocas operaciones, o realmente no tiene muy claro lo que es un Sistema de Gestión Documental (SGD) o Document Management System (DMS) y lo que le puede aportar.
Voy a intentar de manera muy resumida, explicar las ventajas y las características de una Gestión Documental y mas en concreto de DF-Server que es la solución de la que somos Partners y que nosotros distribuimos.
Me voy a basar en un pequeño resumen que suelo usar en mis presentaciones de producto.
Voy a empezar por las ventajas y en concreto por el Ahorro. Básicamente podríamos resumirlo en lo que nos podemos llegar a ahorrar, no solo en el papel, la tinta/tóner, sellos, sino también en los tiempos de manipulación de todo esto y un ahorro importante de espacio de almacenamiento. DF-Server en concreto, esta homologado por la Agencia Tributaria para la Digitalización Certificada, lo que nos va a permitir, destruir mucha de la documentación que manejamos.
En cuanto a la Seguridad, está claro que, al tener la información digitalizada en un SGD, tenemos en todo momento mas control de la misma, salvaguardada con las copias de seguridad, posibilidades de encriptación, de acceso restringido, versiones, control de trazabilidad de accesos, etc.
La Productividad es evidente. La tenemos en el acceso en las consultas, en el manejo de la información, etc., sin contar con el ahorro también de costes y la imagen ante terceros.
Accesibilidad, con un acceso mucho mas seguro a la información, desde cualquier ubicación, en cualquier momento y con unas herramientas de búsqueda, que nos va a permitir una localización de los datos mucho más precisa.
Y porque no, nos va a ayudar a ser mas Ecológicos, al ayudarnos a no utilizar tanto papel.
Son muchas las Características de un SGD y sería demasiado largo llegar a definirlas todas, pero vamos a ver algunas a modo de ejemplo.
La Autoclasificación, algo tan tedioso, como es que una vez generado un documento, tengamos que pensar, a ver como le vamos a llamar, en que carpeta lo vamos a guardar, si esta creada, si no lo está, … Con esta herramienta, definiriamos una serie de procesos, a través de unos perfiles con una serie de reglas y que lo haga por nosotros de una manera automática y quitandonos del medio el margen del error humano.
Las potentes Búsquedas, no solo por el texto que se ha extraído con los motores de OCR, sino por los índices, por las fechas, por los Tags, por los colores o el contenido de las notas aplicadas, por el tipo o el valor incrustado en un sello, etc.
Digitalización Certificada, que nos va a permitir la destrucción de ciertos documentos, con solvencia legal.
Optimización de procesos y flujos de trabajo a través de Work-Flows, que van a agilizarlos, ayudandonos a automatizar muchos de ellos, permitiendonos conseguir un mejor control y una ejecución mas eficiente.
Hacer una Gestión de Correo mas efectiva, no solo al ser capaz de extraer los datos de los correos y de sus adjuntos, sino de todo lo que conlleva el envío automatizado de correos autorizados con información protegida.
Podríamos seguir viendo ventajas y mas ventajas que presenta la herramienta durante unas cuantas páginas más, pero lo que pretendía hoy, que no se si lo he conseguido, era despertar la curiosidad de aquellos que todavía no se han metido en este tipo de soluciones y para los que ya lo han hecho y están dudando su implementación, animarles a que no lo duden y que den el paso, porque la implantación, va a ser progresiva y los resultados obtenidos, van a ser los que lo animen a marcar nuevos hitos en la digitalización.
AUTOR: Paco Alvarez (TRATECNO, S.L.)
