Algo que a todos los que habitualmente nos movemos o aquellos que puntualmente lo tienen que hacer, nos resulta un engorro y en muchas ocasiones incluso nos ha obligado a tener que poner dinero de nuestros bolsillos, es la gestión de los tickets de los gastos y las dietas.
Facturas, tickets, billetes y demás papeleo después de algún desplazamiento que como mínimo, nos ha tenido ocupados un buen rato relacionándolos, organizándolos, pasándolos a una hoja de calculo para luego entregarla al responsable de los pagos, …
Independientemente del sistema de gestión que este utilizando nuestra empresa y si contempla o no esta problemática, nosotros proponemos una solución que resuelve la tramitación de toda esta documentación de estos gastos.
Es un módulo de la gestión documental DF-Server, que se llama “Evo Mobile”, que entre las muchas aplicaciones para las que se puede utilizar, nos va a permitir realizar este proceso, de una manera muy sencilla para los usuarios, no solo los que se encuentran en itinerancia, sino para aquellos que tienen que gestionar todos estos gastos, en la propia organización ahorrándole un montón de tiempo en cuadres, llamadas, …
Vamos a suponer que tenemos a una serie de ejecutivos o comerciales desplazados, moviéndose y generando gastos, pero que llevan instalado en su teléfono móvil, nuestro módulo de Evo Mobile, parametrizado para que recoja una serie de datos que podemos definir según el caso y que cada vez que toman un café, pagan una comida o la cuenta del hotel, de una manera muy sencilla, la incorporan al SGD que tenemos implantado en la empresa.
Como vemos en la imagen, en un entorno seguro, el usuario saca una foto al documento a enviar, en este caso hablamos de tickets o facturas pero este módulo lo podríamos utilizar para cualquier otro tipo de documentación, cumplimenta unos datos de manera sencilla y junto con los datos que se recogen del propio móvil, pulsa “enviar” y llega al repositorio documental, donde ese documento junto con sus datos, se procesan a través de los procesos de Workflows programados, donde los responsables correspondientes (en función del tipo de gasto, el importe, etc.) de una manera sencilla y asistida, toman las decisiones adecuadas. A continuación, si corresponde se le pasa el OCR al documento y en el caso de que fuesen facturas, se podría por ejemplo, certificar y añadirla a la relación de IVA correspondiente, para poder destruirla físicamente.
A continuación, el sistema de manera automática prepara una relación personalizada por usuario (un Excel), donde se van añadiendo líneas a medida que van llegando los gastos y al final de mes o cuando corresponda, se le envía la relación a cada usuario para que la valide y una vez validada, se procedería al pago o podría entrar de nuevo en algún proceso de Workflow, para que en función de los importes, tipos de gastos, etc, diferentes usuarios las validasen antes de proceder al pago.
Este podría ser un planteamiento, pero la ventaja de estar hablando de un sistema totalmente configurable, en función de lo que necesite el cliente, podríamos adaptar los procesos a sus necesidades concretas.
AUTOR: Paco Alvarez (TRATECNO, S.L.)
