Una vez asumidas las bondades planteadas y reconocida la necesidad de un SGD que ayude a la empresa a beneficiarse de todas sus ventajas y teniendo claro que disponemos de todos los recursos tanto a nivel físico, como lógico, estamos en condiciones de acometer las distintas fases que vamos a acometer, para llevar a cabo, nuestro proyecto de implantación de un SGD.
Como he dicho anteriormente, son muchos los beneficios que una herramienta de este tipo nos puede aportar. Vamos a analizar estos beneficios, desde distintos puntos de vista.
Son muchas las definiciones que podemos encontrar, que intentan definir lo que es un SGD.
“Se entiende por gestión documentalel conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.
“La gestión documentales la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información”.
A lo largo de una serie de artículos que iré publicando, voy a intentar dar a conocer las bondades de una de las herramientas, que para mí, se encuentra un poco minusvalorada y que creo que encierra un gran potencial por varias razones, organizativas, de ahorro de tiempos/costes, de seguridad y de calidad en cuanto a la eficiencia del servicio y una disponibilidad de la información de manera inmediata, allí donde nos encontremos.
Vivimos en la era de la información. Últimamente, del exceso de información. Es abrumador. Documentos, videos, fotos…. correos electrónicos (lo peor). Todo se mide por miles, decenas de miles.
Cuando manejamos papeles, el exceso se hace evidente porque ocupa espacio. Montones de papeles en las mesas. Las estanterías llenas. Los archivadores a tope. Llega un momento en el que no tenemos más papeles simplemente porque no caben.
Con la documentación digital el problema es diferente. Los ficheros no ocupan espacio físico y desde hace unos años el espacio “virtual” es casi ilimitado. Incluso si almacenas fotos y videos un disco duro externo que cuesta menos de 100€ tiene hoy 2 TB de capacidad. Suficiente para archivar millones de documentos.
Durante estos días, desde Bruselas se están dando las bases para la creación de un mercado único digital en Europa. El objetivo inicial es frenar las barreras nacionales que impiden a los consumidores el acceso a determinados servicios y productos.
Entre algunas de las 16 propuestas que establece la Comisión Europea destacan los análisis del papel con el que juegan las plataformas de Internet como Google, Facebook o Twitter en el mercado. Otras medidas darán datos de la falta de transparencia en los resultados de las búsquedas y las políticas tarifarias, la forma en que estas plataformas utilizan las informaciones que obtienen, las relaciones entre plataformas y proveedores o la promoción de sus propios servicios en detrimento de sus rivales, además de la lucha contra los contenidos ilegales en Internet.
La japonesa Casio ha desarrollado una aplicación para iPhone que podría ser la primera que permite realizar búsquedas de palabras concretas en pistas de audio escribiéndolas en el móvil.
La firma de dispositivos electrónicos funciona convirtiendo los términos escritos tipográficamente en el buscador en sonidos que posteriormente pueden ser comparados con patrones presentes en la grabación original.
Big Data, Cloud Computing, wearables, Inteligencia Artificial, CRM… Todo tu interés está en ser más eficiente a la hora de generar negocio para tu empresa, tanto si lo haces de forma tradicional como si te unes a los medios más actuales, lo vas a hacer gestionando información.
La información. Todos tenemos grandes cantidades de información que hay que gestionar, estructurar y organizar de forma que, al analizarla, nos descubra gran cantidad de posibilidades para nuestro negocio y para nuestros clientes.
Hasta un 80% más de rapidez. Este es el resultado de incorporar la tecnología Full Text para acelerar las búsquedas y reducir sustancialmente los tiempos de localización de un documento por texto contenido.
Las pruebas realizadas arrojan resultados significativos, baste comentar que se ha conseguido reducir tiempos de búsqueda de 4 segundos a 0,05s (50 ms). Especialmente esto resulta constatable, cuanto mayor sea el volumen de documentos existentes.
Kodak Alaris ha anunciado la disponibilidad de controladores (drivers) gratuitos para Macintosh para trece de sus escáneres de fotos y documentos de alto rendimiento. De esta forma, se amplía el soporte de plataformas para clientes que usan ordenadores Mac en sus organizaciones. Mediante la descarga gratuita, una amplia gama de escáneres para la digitalización de documentos de Kodak Alaris son ahora compatibles con el sistema operativo OS X de Apple, además de con Microsoft Windows y Linux.
