Son muchas las definiciones que se pueden encontrar de lo que es una Gestión Documental.
“Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.
“La gestión documental es la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información”.
Son muchas las ventajas que ofrece un Gestor Documental y muchas más, las que ofrece DF-Server
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•Archivo y clasificación automática de documento. •Extrae por OCR todo el texto contenido en los documento. •Localización de archivos por cualquier palabra contenida en el mismo, por nombre de archivo, índices o metadatos, notas, sellos y avisos asociados. •Soporta todos los formatos de archivo pdf, tif, jpg, ofimáticos, dwg, txt, eml, msg, dat, html, asp, audio, video, … •Integración directa con aplicaciones de Microsoft Office. •Sistema de archivos en carpetas+ base de datos •Creación de expedientes multi documentos (archivos MMD) •Extracción de páginas sueltas o intervalos, de archivos pdf o tif, multi página. •Control de versiones automático en archivos editables. •Historial detallado, de archivo, expedientes y flujos de trabajo •Auditoría global por usuario fecha y evento. •Definición de índices o metadatos en múltiples tipos de campos. •Posicionamiento y localización de texto encontrado en documento. •Seguridad de acceso integral por usuario y/o grupos |
•Creación de estructuras de carpetas dinámicas. •Importación de estructuras desde archivo csv o txt. •Conexión a bases de datos de terceros compatibles ODBC. •Creación y diseño de workflows en modo gráfico. •Múltiples tipos de sellos, de texto, imagen, tipo stamp, variables, etc •Inserción de notas a documentos y búsqueda de archivos por el contenido de las notas o el color de las mismas. •Definición y vinculación de tags a documentos •Creación de links y accesos directos por usuario •Firma de documentos mediante certificado digital, tableta capturadora de firma y huella dactilar. •Configuración de procesos automáticos para entrada de documentos, procesado de imagen, certificación, código de barras, identificación de documentos, análisis de datos inteligente, sellado, impresión y envío por mail. •Múltiples posibilidades de comunicación, enlace e integración con otros aplicativos, tanto con conexión directa a bases de datos, como a través del módulo click&search o módulo toolbox. |
Tenemos una versión, para cubrir cada problemática concreta.
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